Ein Geschäftsessen ist mehr als nur eine Mahlzeit. Es ist ein Fest für Seele und Geist, ein Ort, an dem Ideen sprießen und Partnerschaften gedeihen. Doch während Sie diesen genussvollen Moment erleben, stellt sich eine entscheidende Frage: „Wie sieht es mit den Ausgaben auf der Rechnung aus?“ Bei Geschäftsessen gibt es klare Regeln und wichtige Nuancen zu beachten. Wir navigieren Sie gerne durch den Dschungel der steuerlichen Absetzbarkeit.
Ein Geschäftsessen ist mehr als nur eine Mahlzeit. Es ist ein Fest für Seele und Geist, ein Ort, an dem Ideen sprießen und Partnerschaften gedeihen. Doch während Sie diesen genussvollen Moment erleben, stellt sich eine entscheidende Frage: „Wie sieht es mit den Ausgaben auf der Rechnung aus?“ Bei Geschäftsessen gibt es klare Regeln und wichtige Nuancen zu beachten. Wir navigieren Sie gerne durch den Dschungel der steuerlichen Absetzbarkeit.
Rechtsquellen
Aufwendungen anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden sind grundsätzlich nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen (EStR Rz 4814 ff). Allerdings sind bestimmte Aufwendungen von diesem Abzugsverbot ausgenommen oder mit 50 % abzugsfähig.
Bewirtungsspesen: 100 % abzugsfähig
- Bewirtungen als Leistungsinhalt: z. B. Verpflegungskosten anlässlich einer Schulung, die im Preis inbegriffen sind.
- Bewirtungen mit Entgeltcharakter: Dies trifft z. B. auf Incentive-Reisen zu. Eine erfolgreiche Vermittlungstätigkeit wird durch die Finanzierung einer Reise „belohnt“. Der Wert des zugewendeten Incentives ist beim Empfänger steuerlich als Betriebseinnahme zu erfassen.
- Bewirtungen (nahezu) ohne Repräsentationskomponente: z. B. Bewirtung bei Betriebsbesichtigungen mit Produktvorstellung, Bewirtung anlässlich der Schulung von Arbeitnehmern eines Geschäftsfreundes, Produkt- und Warenverkostung eigener Produkte, Kostproben bei Messen und die Bewirtung im Rahmen von Marketing-Events mit professionellem Marketingkonzept.
Bewirtungsspesen: 50 % abzugsfähig
Zur Hälfte abzugsfähig sind Bewirtungsaufwendungen, die einen eindeutigen Werbezweck verfolgen und deren betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt. Ein eindeutiger Werbezweck wird verfolgt, wenn der Unternehmer darlegen kann, dass er anlässlich der Bewirtung eine auf sein Unternehmen bezogene Leistungsinformation geboten hat oder beispielsweise einen Geschäftsabschluss erzielt oder ernsthaft angestrebt hat. Hier ein paar Beispiele:
- Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses
- Bewirtungen im Zusammenhang mit Informationsveranstaltungen (z. B. Projektvorstellungen)
- Bewirtung bei Projektpräsentationen
- Events ohne Eventmarketing-Werbekonzept
- Unter die 50 %-Regelung fallen die Aufwendungen für den Geschäftsfreund sowie für den bewirteten Unternehmer bzw. dessen Dienstnehmer.
Hinweis: Die Vorsteuer kann vom vollen Rechnungsbetrag geltend gemacht werden!
Bewirtungsspesen: zur Gänze nicht abzugsfähig
Zur Gänze nicht abzugsfähig sind werbeähnliche und gemischte Aufwendungen. Hier ein paar Beispiele:
- Bewirtung im Haushalt des Unternehmers
- Bewirtung bei Bällen
- Essen nach einem Konzert
- Arbeitsessen nach einem Geschäftsabschluss
- Bewirtung anlässlich eines persönlichen Anlasses (z. B. Geburtstag, Dienstjubiläum)
Rechtsquellen
Aufwendungen anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden sind grundsätzlich nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen (EStR Rz 4814 ff). Allerdings sind bestimmte Aufwendungen von diesem Abzugsverbot ausgenommen oder mit 50 % abzugsfähig.
Bewirtungsspesen:
100 % abzugsfähig
- Bewirtungen als Leistungsinhalt: z. B. Verpflegungskosten anlässlich einer Schulung, die im Preis inbegriffen sind.
- Bewirtungen mit Entgeltcharakter: Dies trifft z. B. auf Incentive-Reisen zu. Eine erfolgreiche Vermittlungstätigkeit wird durch die Finanzierung einer Reise „belohnt“. Der Wert des zugewendeten Incentives ist beim Empfänger steuerlich als Betriebseinnahme zu erfassen.
- Bewirtungen (nahezu) ohne Repräsentationskomponente: z. B. Bewirtung bei Betriebsbesichtigungen mit Produktvorstellung, Bewirtung anlässlich der Schulung von Arbeitnehmern eines Geschäftsfreundes, Produkt- und Warenverkostung eigener Produkte, Kostproben bei Messen und die Bewirtung im Rahmen von Marketing-Events mit professionellem Marketingkonzept.
Bewirtungsspesen:
50 % abzugsfähig
Zur Hälfte abzugsfähig sind Bewirtungsaufwendungen, die einen eindeutigen Werbezweck verfolgen und deren betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt. Ein eindeutiger Werbezweck wird verfolgt, wenn der Unternehmer darlegen kann, dass er anlässlich der Bewirtung eine auf sein Unternehmen bezogene Leistungsinformation geboten hat oder beispielsweise einen Geschäftsabschluss erzielt oder ernsthaft angestrebt hat. Hier ein paar Beispiele:
- Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses
- Bewirtungen im Zusammenhang mit Informationsveranstaltungen (z. B. Projektvorstellungen)
- Bewirtung bei Projektpräsentationen
- Events ohne Eventmarketing-Werbekonzept
- Unter die 50 %-Regelung fallen die Aufwendungen für den Geschäftsfreund sowie für den bewirteten Unternehmer bzw. dessen Dienstnehmer.
Hinweis: Die Vorsteuer kann vom vollen Rechnungsbetrag geltend gemacht werden!
Bewirtungsspesen:
nicht abzugsfähig
Zur Gänze nicht abzugsfähig sind werbeähnliche und gemischte Aufwendungen. Hier ein paar Beispiele:
- Bewirtung im Haushalt des Unternehmers
- Bewirtung bei Bällen
- Essen nach einem Konzert
- Arbeitsessen nach einem Geschäftsabschluss
- Bewirtung anlässlich eines persönlichen Anlasses (z. B. Geburtstag, Dienstjubiläum)
- Elegant Speisen
- Elegant Speisen

Bewirtung durch
Mitarbeiter
Wenn ein Arbeitnehmer Geschäftsfreunde seines Arbeitgebers bewirtet und ihm diese Aufwendungen durch seinen Arbeitgeber ersetzt werden, gilt Folgendes: Die ersetzten Kosten sind beim Arbeitgeber nach Maßgabe der oben genannten Regelungen abzugsfähig. Der Arbeitnehmer erhält einen Auslagenersatz.
Begriff
Bewirtungsspesen
Bewirtungsspesen umfassen alle Kosten, die im Zusammenhang mit Geschäftsessen sowohl im Betrieb als auch außerhalb, beispielsweise in Restaurants, anfallen. Dazu zählen z. B. auch die Übernahme von Hotelkosten für Gäste sowie die Beherbergung in Wochenendhäusern oder Ferienwohnungen.
Begriff
Geschäftsfreunde
Geschäftsfreunde sind Personen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht oder angestrebt wird. Eigene Arbeitnehmer fallen nicht unter diesen Begriff.
Aufzeichnungspflicht bei
Bewirtungsaufwendungen
Es liegt in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, nachzuweisen, welches konkrete Rechtsgeschäft im Rahmen der Bewirtung zu welchem Zeitpunkt abgeschlossen wurde oder welches Rechtsgeschäft im Einzelfall angestrebt wurde. Dabei ist eine Glaubhaftmachung nicht ausreichend.
Bewirtungsaufwand
und Vorsteuer
Sind die Bewirtungsaufwendungen zu 100 % oder zu 50 % als Betriebsaufwand abzugsfähig, kann die Vorsteuer vom gesamten Rechnungsbetrag geltend gemacht werden. Sind die Aufwendungen nicht abzugsfähig, da sie privat veranlasst sind, steht kein Vorsteuerabzug zu.
Schlüsselfragen zur
Absetzbarkeit
Folgende Fragestellungen können hilfreich sein: Was wurde mit der Verpflegung bezweckt? Überwiegt der Repräsentationscharakter oder handelt es sich um eine Bewirtung ohne jegliche Repräsentationskomponente? Wurde ein bestimmter Werbezweck oder ein konkreter rechtsgeschäftlicher Zweck verfolgt?
Bewirtung durch Mitarbeiter
Wenn ein Arbeitnehmer Geschäftsfreunde seines Arbeitgebers bewirtet und ihm diese Aufwendungen durch seinen Arbeitgeber ersetzt werden, gilt Folgendes: Die ersetzten Kosten sind beim Arbeitgeber nach Maßgabe der oben genannten Regelungen abzugsfähig. Der Arbeitnehmer erhält einen Auslagenersatz.
Begriff Bewirtungsspesen
Bewirtungsspesen umfassen alle Kosten, die im Zusammenhang mit Geschäftsessen sowohl im Betrieb als auch außerhalb, beispielsweise in Restaurants, anfallen. Dazu zählen z. B. auch die Übernahme von Hotelkosten für Gäste sowie die Beherbergung in Wochenendhäusern oder Ferienwohnungen.
Begriff Geschäftsfreunde
Geschäftsfreunde sind Personen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht oder angestrebt wird. Eigene Arbeitnehmer fallen nicht unter diesen Begriff.
Aufzeichnungspflicht bei Bewirtungsaufwendungen
Es liegt in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, nachzuweisen, welches konkrete Rechtsgeschäft im Rahmen der Bewirtung zu welchem Zeitpunkt abgeschlossen wurde oder welches Rechtsgeschäft im Einzelfall angestrebt wurde. Dabei ist eine Glaubhaftmachung nicht ausreichend.
Bewirtungsaufwand und Vorsteuer
Sind die Bewirtungsaufwendungen zu 100 % oder zu 50 % als Betriebsaufwand abzugsfähig, kann die Vorsteuer vom gesamten Rechnungsbetrag geltend gemacht werden. Sind die Aufwendungen nicht abzugsfähig, da sie privat veranlasst sind, steht kein Vorsteuerabzug zu.
Schlüsselfragen zur Absetzbarkeit
Folgende Fragestellungen können hilfreich sein: Was wurde mit der Verpflegung bezweckt? Überwiegt der Repräsentationscharakter oder handelt es sich um eine Bewirtung ohne jegliche Repräsentationskomponente? Wurde ein bestimmter Werbezweck oder ein konkreter rechtsgeschäftlicher Zweck verfolgt?
Für die steuerliche Anerkennung müssen folgende Informationen auf der Rechnung des Restaurants oder Gasthauses angegeben werden:
- Namen der bewirteten Personen
- Name des Gastgebers
- Anlass bzw. Zweck der Bewirtung (möglichst konkret; „Geschäftsessen“ reicht nicht aus)
- Datum und Unterschrift des bewirtenden Unternehmers
Tipp zur steuerlichen Vorsicht
Achtung: Strenge Kontrolle von Bewirtungsbelegen beim Finanzamt! Bei Bewirtungskosten schauen Steuerprüfer oft besonders genau hin, da berufliche und private Anlässe schwerer voneinander zu trennen sind. Besonders wenn beim Geschäftsessen regelmäßig Kundenbeziehungen gepflegt werden, kann es zu Überschneidungen kommen. Daher ist es entscheidend, den Anlass der Bewirtung klar und nachvollziehbar auf dem Beleg anzugeben.
Achten Sie darauf, dass auf jedem Bewirtungsbeleg der Zweck und die teilnehmenden Personen angegeben sind. Sie ersparen sich dadurch bei einer Betriebsprüfung viele Diskussionen und die Streichung dieser Ausgaben!
Für die steuerliche Anerkennung müssen folgende Informationen auf der Rechnung des Restaurants oder Gasthauses angegeben werden:
- Namen der bewirteten Personen
- Name des Gastgebers
- Anlass bzw. Zweck der Bewirtung (möglichst konkret; „Geschäftsessen“ reicht nicht aus)
- Datum und Unterschrift des bewirtenden Unternehmers
Tipp zur steuerlichen
Vorsicht
Achtung: Strenge Kontrolle von Bewirtungsbelegen beim Finanzamt! Bei Bewirtungskosten schauen Steuerprüfer oft besonders genau hin, da berufliche und private Anlässe schwerer voneinander zu trennen sind. Besonders wenn beim Geschäftsessen regelmäßig Kundenbeziehungen gepflegt werden, kann es zu Überschneidungen kommen. Daher ist es entscheidend, den Anlass der Bewirtung klar und nachvollziehbar auf dem Beleg anzugeben.
Achten Sie darauf, dass auf jedem Bewirtungsbeleg der Zweck und die teilnehmenden Personen angegeben sind. Sie ersparen sich dadurch bei einer Betriebsprüfung viele Diskussionen und die Streichung dieser Ausgaben!